Dicteren bij de gemeente — beleidsstukken sneller, data die het stadhuis nooit verlaat

Ambtenaren en beleidsmedewerkers produceren de hele dag tekst: beleidsnota's, raadsvoorstellen, B&W-besluiten, verslagen van vergaderingen en correspondentie met inwoners. Dicteren is daarvoor merkbaar sneller dan typen — maar bij vrijwel alle bekende spraak-naar-tekst-oplossingen wordt je stem als audio naar buitenlandse servers geüpload en soms doorgestuurd naar AI-modellen van derden. Voor een gemeente die met persoonsgegevens en gevoelige dossiers werkt, is dat structureel lastig te verantwoorden.

Dictum lost dat bij de wortel op: de spraakherkenning draait 100% op het werkstation zelf. Het is gebaseerd op de Whisper-techniek (faster-whisper), maar dan volledig on-device — de audio en de uitgetypte tekst verlaten het apparaat nooit. Geen verwerker in de keten, geen dataversleping naar het buitenland, geen afhankelijkheid van de beschikbaarheid van een clouddienst. Dat maakt het dicteren bij de gemeente bewijsbaar soeverein.

Op deze pagina lees je hoe ambtenaren met Dictum sneller schrijven, hoe het kant-en-klare overheidsjargonpakket het uitschrijven van B&W-, Wmo-, Omgevingswet- en begrotingstermen foutloos maakt, en hoe de privacy- en datasoevereiniteitshoek past binnen AVG en de eisen van de publieke sector. Deze pagina hoort bij ons overzicht voor de overheid en publieke sector.

Uit het jargonpakket gemeente: gemeenteraad · raadsgriffier · raadsvoorstel · hamerstuk · verordening · startnotitie · omgevingsplan · Wkb · Participatiewet · beschermd wonen · Sociale Verzekeringsbank · meicirculaire · accountantsverklaring · bezwaarschrift …

Beleidsnota's, raadsvoorstellen en verslagen sneller op papier

De meeste tekst op het stadhuis is gestructureerd en herhalend: een beleidsnota volgt een vast stramien, een raadsvoorstel kent vaste kopjes, een verslag is een opsomming van besluiten en toezeggingen. Juist dat soort tekst spreek je sneller in dan je hem typt. Met Dictum dicteer je een conceptnota, een collegevoorstel of een verslag in je gewone werktempo, en verschijnt de tekst direct bij de cursor — in Word, Outlook of welk programma je ook gebruikt.

Belangrijk en eerlijk: Dictum is verbatim. De app schrijft uit wat je zegt en herschrijft of vat je tekst niet eigenmachtig samen. Je houdt dus volledige controle over de formulering van een beschikking, een beleidsstuk of een brief aan een inwoner — wat bij ambtelijke en juridisch geladen teksten precies de bedoeling is. Het optioneel opschonen van versprekingen kun je aanzetten, maar standaard krijg je exact je eigen woorden.

• Beleidsnota's, raadsvoorstellen en B&W-besluiten sneller in concept dan typen
• Verslagen van vergaderingen en overleggen direct uitschrijven tijdens of na de zitting
• Correspondentie met inwoners en ketenpartners dicteren waar de cursor staat — in elk programma
• Verbatim als standaard: geen AI die je beleidstekst herschrijft of samenvat
• Push-to-talk of tik-aan/tik-uit, naar voorkeur van de medewerker

Kant-en-klaar overheidsjargonpakket: B&W, Wmo, Omgevingswet en begroting

Overheidstaal zit vol afkortingen, wetsartikelen, regelingen en organisatie-eigen begrippen die een generiek spraakmodel niet kent. Daarom bieden we een kant-en-klaar overheidsjargonpakket: ongeveer 200 vaktermen die meteen correct worden uitgeschreven — van B&W, mandaatbesluit en zienswijze tot Wmo, Jeugdwet en maatwerkvoorziening, en van Omgevingswet, omgevingsplan en vergunningvrij bouwen tot kadernota, perspectiefnota en meerjarenbegroting.

Dit pakket zit gratis in de app — je voegt het met een klik toe in Instellingen -> Woordenlijst, bovenop je eigen, onbeperkte woordenlijst, dus je hoeft niet eerst zelf honderden ambtelijke termen in te voeren. Je blijft daarnaast altijd vrij om eigen begrippen toe te voegen: lokale straat- en wijknamen, namen van eigen regelingen, interne afkortingen en projectnamen. De woordenlijst rol je centraal uit naar een hele afdeling of organisatie via de bedrijfswoordenlijst-sync, een org.json-bestand of je bestaande MDM, zodat iedereen meteen consistent dezelfde termen foutloos uitschrijft.

• ~200 vaktermen kant-en-klaar: B&W, Wmo, Omgevingswet en begroting en gemeentelijke kerntaken
• Gratis sectorpakket, bovenop je eigen onbeperkte woordenlijst — met een klik toe te voegen, geen handmatig invoeren nodig
• Voeg onbeperkt eigen termen toe: lokale namen, eigen regelingen, interne afkortingen
• Centraal uitrolbaar naar een hele afdeling via bedrijfswoordenlijst-sync, org.json of MDM
• 6 talen (NL, DE, ES, EN, FR, IT) met automatische taalherkenning, ook midden in een zin

Datasoevereiniteit by design: geen buitenlandse cloud, geen CLOUD Act

Bij clouddiensten gaat elk gesproken woord naar servers die je als gemeente niet beheert, vaak buiten de EU, en regelmatig door naar AI-modellen van derden. Onder de AVG en de Amerikaanse CLOUD Act is dat voor de publieke sector moeilijk te verantwoorden: een Amerikaanse aanbieder kan op last van zijn eigen overheid worden verplicht gegevens te overhandigen, ook als die in Europa staan.

Dictum kent dat probleem niet, omdat er voor het dicteren simpelweg geen cloud in de keten zit. De stem wordt op het apparaat omgezet naar tekst, de tekst verschijnt bij de cursor en de audio wordt direct uit het geheugen gewist. Er is niets te onderscheppen en geen data in een buitenlandse cloud waar de CLOUD Act op van toepassing kan zijn. Datasoevereiniteit is hier geen certificaat dat je moet vertrouwen, maar een eigenschap van de architectuur — lees meer op onze pagina over privacy en datasoevereiniteit.

• Audio én tekst verlaten het apparaat nooit — er is geen upload
• Gegevens blijven 100% lokaal; geen doorgifte aan een buitenlandse cloud
• Geen data in een cloud waar de Amerikaanse CLOUD Act op kan grijpen
• Voor het dicteren zelf geen nieuwe verwerker en geen extra gegevensstroom naar buiten
• Volwaardig op Mac én Windows — geschikt voor gemengde gemeentelijke werkplekken

AVG-proof en aantoonbaar: het Privacyrapport en de offline-lock

De AVG vraagt om grip op waar persoonsgegevens worden verwerkt en bewaard. Omdat Dictum alle spraakverwerking lokaal doet, blijft de verwerking volledig binnen de eigen, beheerde werkplek van de gemeente. Voor het dicteren ontstaat geen nieuwe gegevensstroom naar buiten en geen nieuwe verwerker die je in je verwerkingsregister hoeft op te nemen.

Voor wie het hard wil kunnen aantonen, biedt Dictum een ingebouwd Privacyrapport. Dat toont elke netwerkverbinding die de applicatie zelf maakt — host, doel en aantal bytes, nooit de inhoud — zodat een CISO, FG of informatiebeveiliger kan controleren dat er geen audio of gedicteerde tekst weglekt. Daarnaast is er een offline-lock die alle niet-lokale verbindingen met één schakelaar blokkeert. Na een eenmalige modeldownload (ongeveer 1,6 GB) werkt het dicteren volledig offline, ook in afgeschermde of air-gapped overheidsnetwerken zonder internettoegang.

• Spraakverwerking blijft binnen de beheerde werkplek — controleerbaar, niet op vertrouwen
• Privacyrapport: zichtbaar bewijs van elke verbinding (host/doel/bytes, nooit inhoud)
• Offline-lock blokkeert alle niet-lokale verbindingen met één klik
• Volledig offline na een eenmalige modeldownload (~1,6 GB) — ook air-gapped inzetbaar
• Tekst verschijnt waar de cursor staat, in elk programma — geen koppeling met je zaaksysteem nodig (en die claimen we ook niet)

Uitrol, licenties en de eerste stap

Niet elke gemeente wil of mag een doorlopend abonnement aangaan. Naast de reguliere tiers — Free, Solo (€14 per maand) en Team (€25 per gebruiker/maand, vanaf 2 seats) — bieden we een Enterprise-vorm op maat met centrale uitrol via MDM, SSO, een verwerkersovereenkomst (DPA) en licentievormen die passen bij inkooptrajecten die liever eenmalig afrekenen. Het overheidsjargonpakket en de centrale woordenlijst rol je via MDM of org.json in één keer uit naar de hele organisatie.

Dictum is op dit moment nog niet publiek te downloaden. Voor de publieke sector werken we met vroege toegang, zodat we samen kunnen kijken naar de inrichting, de uitrol en de bewijsvoering rond privacy en datasoevereiniteit. Bekijk het volledige aanbod en probeer het gratis, of ga terug naar de homepage voor een overzicht van Dictum.

• Team vanaf 2 seats (€25 per gebruiker/maand); Solo €14/maand; Free beschikbaar
• Enterprise op maat: MDM-uitrol, SSO, verwerkersovereenkomst (DPA)
• Overheidsjargonpakket en woordenlijst centraal uitrolbaar via MDM of org.json
• Nog niet publiek te downloaden — schrijf je in voor vroege toegang via info@usedictum.com