Dicteren uitrollen in je organisatie: een gids voor IT en beheer

Begin bij de eis, niet bij de tool

Voordat je iets uitrolt: stel de privacyvraag eerst. Verlaten audio én tekst het apparaat? Bij cloud-dicteertools is het antwoord ja, en dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig, een afweging over de CLOUD Act en een bewaarbeleid om te controleren. Bij 100% lokaal dicteren vervalt die hele lijst voor het dicteren zelf.

Onze AVG-checklist voor praktijk & IT is precies daarvoor bedoeld: tien vragen die je elke tool stelt vóór de uitrol. Begin daar, dan is de rest een implementatiekwestie in plaats van een risico.

Installatie en uitrol

Dictum is een gewone Mac- en Windows-applicatie. Je rolt 'm uit zoals je andere desktop-software uitrolt: handmatig per apparaat, of via je MDM/beheeroplossing (zoals Intune of Jamf) door het installatiepakket te distribueren.

Na een eenmalige modeldownload werkt de spraakherkenning volledig offline — ook op afgeschermde of air-gapped werkplekken. Er is geen permanente serververbinding nodig om te kunnen dicteren, wat de uitrol op gevoelige omgevingen aanzienlijk vereenvoudigt.

Seats en accountbeheer — zonder sleutels

Licenties hangen aan accounts, niet aan losse sleutelbestanden die je per mail rondstuurt. Je koopt een aantal seats, mensen loggen in, en de juiste licentie en add-ons komen automatisch mee. Niemand hoeft ooit een licentiecode over te typen.

Je houdt centraal overzicht over wie een seat gebruikt en op hoeveel apparaten. Een seat verschuiven naar een nieuwe medewerker is een handeling in het beheer, geen nieuwe aankoop. Zie ook hoe het aanbod voor teams is opgebouwd.

Centraal vakjargon en tone of voice

De grootste ergernis bij dicteren is jargon dat fout wordt gespeld. In een team wil je dat één keer goed zetten en naar iedereen uitrollen — niet dat elke medewerker dezelfde termen opnieuw zit te corrigeren.

Met Dictum beheer je een gedeelde woordenlijst die je naar het hele team synchroniseert, bovenop 35 gratis sectorpakketten. Optioneel kun je met de tone-of-voice-module dictaten lokaal naar een vaste huisstijl laten herschrijven — ook dat blijft op het apparaat.

Uit dienst: netjes en aantoonbaar intrekken

Een uitrol is pas volwassen als de afsluiting klopt. Vertrekt iemand, dan trek je de seat in; het account verliest de toegang en de seat komt vrij voor een ander. Omdat de spraakverwerking lokaal gebeurt, staat er bovendien geen audio of tekst van die persoon in een cloud die je moet laten verwijderen.

Voor bredere eisen — een verwerkersovereenkomst (DPA: het AVG-contract dat je met een externe verwerker sluit), eenmalig inloggen met je bestaande bedrijfsaccount (SSO, bijvoorbeeld via Microsoft of Google) en formele waarborgen — is er het Enterprise-traject. Voor de meeste teams volstaat de combinatie van lokaal verwerken, centraal seat-beheer en een aantoonbare offline-modus.

Veelgestelde vragen

Werkt Dictum met onze MDM (Intune, Jamf)?

Ja. Het is een reguliere Mac/Windows-applicatie die je via je MDM-oplossing kunt distribueren. Na de eenmalige modeldownload draait de herkenning offline, dus er is geen permanente serververbinding nodig.

Hebben gebruikers een licentiesleutel nodig?

Nee. Licenties hangen aan accounts. Mensen loggen in en krijgen automatisch de juiste licentie en add-ons — geen sleutels om rond te sturen of over te typen.

Wat gebeurt er als een medewerker uit dienst gaat?

Je trekt de seat centraal in; het account verliest toegang en de seat komt vrij. Omdat alles lokaal wordt verwerkt, staat er geen audio of tekst van die persoon in een cloud die je nog moet opschonen.