Dicteren in Word (en elke app) zonder cloud: zo werkt het

Dicteren in Word is eigenlijk dicteren in het actieve tekstveld

Het nuchtere inzicht eerst: een dicteertool hoeft niet te "weten" dat je in Word zit. Hij hoeft alleen te weten waar je cursor knippert. Spraak wordt omgezet naar tekst, en die tekst wordt ingevoegd op de plek die op dat moment actief is. Dat is hoe de ingebouwde dictatie van Windows en macOS werkt, en het is ook precies hoe Dictum werkt.

Het praktische gevolg is prettig saai: je leert het één keer, en daarna werkt het overal. Dictum typt rechtstreeks in het actieve tekstveld, dus in een Word-document, een Outlook-mail, een veld in je EPD of HIS, een tekstvak in de browser, of een chatvenster. Je hoeft geen plug-in per programma te installeren en je hoeft niet eerst ergens te dicteren om het daarna te kopiëren en plakken.

Daarmee verschuift de vraag van "kan deze tool in Word?" naar de vraag die er echt toe doet: waar gaat je audio heen voordat die tekst verschijnt? In Word kun je dezelfde zin op meerdere manieren inspreken, en bij sommige daarvan verlaat je spraak je apparaat. Dat is geen detail als je over een cliënt, patiënt of zaak dicteert.

De ingebouwde dictatie: handig, maar je tekst gaat vaak naar de cloud

Word en Microsoft 365 hebben een eigen Dicteren-knop, en Windows zelf heeft spraaktypen via Win+H. Beide zijn gratis, altijd bij de hand en prima voor een boodschappenlijst of een snelle notitie. Het eerlijke verhaal zit in wat eronder gebeurt: deze functies leunen op online spraakherkenning, waarbij je audio voor verwerking doorgaans naar een externe server van Microsoft gaat. We hebben dat met de bronnen erbij uitgewerkt in dicteren in Windows 11.

Op de Mac ligt het genuanceerder. Daar kan de ingebouwde dictatie op moderne toestellen lokaal verwerken, maar dat is lastig hard aan te tonen richting een auditor, en op oudere toestellen kan de audio alsnog naar een server gaan. Die nuance staat in dicteren op de Mac. Het punt is niet dat deze tools slecht zijn; het punt is dat je voor gevoelige tekst niet wíl gokken op wat er onder de motorkap gebeurt.

Daar komt een tweede, minder besproken beperking bij: je kunt aan de ingebouwde dictatie geen eigen vakjargon toevoegen. Productnamen, acroniemen, juridische of medische termen en eigennamen worden vaak verkeerd herkend, en het systeem leert dat niet af. Voor wie de hele dag dezelfde vaktaal inspreekt in Word of een EPD, is dat een dagelijkse ergernis die je niet kunt wegklikken.

Zo dicteer je met Dictum in Word, Outlook of je EPD

Met Dictum is de werkwijze in elk programma hetzelfde. Je zet je cursor in het tekstveld waar de tekst moet komen, een Word-document, een nieuw e-mailbericht in Outlook of een veld in je EPD. Je tikt de dicteersneltoets aan, spreekt je tekst in, en Dictum typt die woorden rechtstreeks op de cursorpositie. Je hoeft niet te wisselen van venster en je raakt je plek in het document niet kwijt.

Dictum transcribeert standaard verbatim: het typt letterlijk wat je zegt, zonder dat AI je zinnen herschrijft. Dat is bewust. In een juridisch stuk of een medisch dossier wil je je eigen woorden terug, niet de gladgestreken interpretatie van een model. Wil je tóch automatisch laten opschonen of in een vaste tone of voice laten gieten, dan zet je de aparte tone-of-voice-module aan, die net als de rest volledig lokaal draait.

En het jargon-probleem is hier geen probleem. Je voegt je eigen woorden, afkortingen en eigennamen toe, en je rolt die centraal uit naar je team, zodat iedereen dezelfde termen correct terugkrijgt. Er zijn bovendien 35 gratis sectorpakketten met vaktaal om mee te starten; meer daarover lees je bij de jargonpakketten.

Het echte verschil: in Word typen zonder dat er iets de deur uitgaat

Dit is waar Dictum vanuit een ander uitgangspunt is gebouwd. De spraakherkenning draait 100% on-device. Je audio en je tekst verlaten het apparaat nooit, op Mac en Windows. Na een eenmalige modeldownload werkt het volledig offline, ook in een air-gapped omgeving. De zin die je in Word inspreekt, wordt op je eigen machine omgezet en op je eigen machine ingevoegd. Er zit geen serverstap tussen. Wat dat in de praktijk betekent, lees je in dicteren zonder cloud.

Omdat "lokaal" een belofte is die iedereen kan roepen, kun je het bij Dictum zelf controleren. Een ingebouwd Privacyrapport toont elke verbinding die de app maakt, en de offline-modus blokkeert alle niet-lokale verbindingen terwijl dicteren gewoon blijft werken. Dat is het verschil tussen "vertrouw ons" en "kijk zelf". De achtergrond staat op de privacy-pagina.

Voor organisaties heeft dat ook een juridische kant die prettig kort is: voor het lokale dicteren zelf is er geen externe verwerker, dus heb je daarvoor geen verwerkersovereenkomst nodig. Werk je in een regulerende sector of met beroepsgeheim, dan is dat een wezenlijk verschil met een cloud-gebaseerde dicteeroplossing; de afweging zelf staat in lokaal vs. cloud dicteren. Wil je het op je eigen werk en jargon beoordelen, bekijk dan het aanbod en probeer het gratis.

Veelgestelde vragen

Kan ik met Dictum rechtstreeks in Word dicteren?

Ja. Dictum typt in het actieve tekstveld, dus in een Word-document precies op de plek waar je cursor staat. Je hoeft geen Word-plug-in te installeren en niet te kopiëren en plakken. Dezelfde werkwijze geldt voor Outlook, een EPD of HIS, je browser en vrijwel elk ander programma met een tekstveld.

Gaat mijn tekst naar de cloud als ik in Word dicteer met Dictum?

Nee. Dictum draait 100% on-device op Mac en Windows; je audio en je tekst verlaten het apparaat nooit. Na een eenmalige modeldownload werkt het volledig offline. De ingebouwde dictatie van Word en Windows leunt daarentegen op online spraakherkenning, waarbij je audio doorgaans naar een externe server van Microsoft gaat.

Wat is het verschil met de Dicteren-knop in Word zelf?

De ingebouwde dictatie is gratis en handig, maar stuurt je audio doorgaans naar een externe server en laat geen eigen vakjargon toe. Dictum verwerkt alles lokaal en aantoonbaar, typt standaard verbatim wat je zegt, en laat je onbeperkt eigen woorden toevoegen en centraal naar je team uitrollen.