Dicteren voor vastgoedbeheer en VvE — vergaderverslagen en beheerrapporten in je eigen vaktaal

Een VvE- of vastgoedbeheerder is een groot deel van de week aan het schrijven: notulen van de ALV, inspectierapporten na een complexronde, technische en financiële beheerrapporten, en correspondentie over servicekosten, mutatieonderhoud en huurincasso. Dat uittypen kost uren — en gebeurt vaak 's avonds, lang nadat de vergadering of de inspectie voorbij is, als de details al beginnen te vervagen.

Dictum draait dat om. Je spreekt het verslag of rapport gewoon in — tijdens de vergadering, in de meterkast of in de auto na een complexronde — en de tekst verschijnt verbatim in het tekstveld waarin je toch al werkt: je beheerpakket, Word, of een mail. Dankzij een kant-en-klaar jargonpakket komen termen als MJOP, splitsingsakte, reservefonds en servicekosten in één keer goed op papier, zonder naderhand corrigeren.

De spraakherkenning draait volledig op je eigen apparaat. Dat maakt het niet alleen snel, maar ook netjes: een VvE-dossier zit vol persoonsgegevens — NAW van leden, koopsommen, soms hypotheekgegevens — en die hoeven met Dictum nooit naar een cloudserver. Op deze pagina lezen we eerlijk uit hoe dat werkt en wat Dictum bewust níét doet.

Uit het jargonpakket vastgoedbeheer & vve: vereniging van eigenaars · appartementsrechten · huishoudelijk reglement · nutsvoorzieningen · hoofdelijke stemming · financieel beheer · achterstallig onderhoud · levensduurverwachting · eindinspectie · servicekostenafrekening · betalingsachterstand · indexering herbouwwaarde · erfpacht · voorschot servicekosten …

ALV-verslagen en notulen — inspreken in plaats van uittypen

De avond na een ALV is meestal verloren aan het uitwerken van de notulen. Met Dictum spreek je het verslag in terwijl het nog vers is: de besluiten over de begroting, de dotatie aan het reservefonds, de vaststelling van het MJOP en de afspraken over servicekosten. Je dicteert in je eigen formulering en de tekst verschijnt direct in het document — geen telegramstijl die je later toch weer moet aanvullen.

Omdat Dictum verbatim werkt, krijg je exact wat je zegt: namen van leden, stemverhoudingen, mandaten en het rondje rondvraag. Je houdt zelf de regie over wat er in de notulen komt — Dictum is geen automatische notulist die voor jou samenvat, maar een snelle, betrouwbare typist die jouw woorden volgt.

Werk je voor meerdere VvE's of een heel beheercomplex? Dan dicteer je per dossier in dezelfde, consistente vaktaal, zodat de notulen er voor elke vereniging hetzelfde verzorgd uitzien.

• Verslag van de ALV ter plekke inspreken, niet 's avonds uittypen
• Verbatim: besluiten, stemverhoudingen en de rondvraag exact zoals gezegd
• Geen losse app — de tekst verschijnt in je beheerpakket, Word of mail
• Voor één VvE of een hele beheerportefeuille, in consistente formulering

Inspectie- en beheerrapporten ter plaatse vastleggen

Bij een complexronde of een opname loop je met de telefoon of laptop langs gevel, dak, installaties en gemeenschappelijke ruimten. In plaats van blocnote-aantekeningen die je later moet ontcijferen, spreek je je bevindingen meteen in: de staat van het schilderwerk, een gebrek dat onder mutatieonderhoud valt, een post die in het MJOP herzien moet worden, of een melding voor het technisch beheer.

Dat scheelt een dubbele slag. De bevindingen staan direct als bruikbare tekst in je inspectie- of beheerrapport, met de juiste termen op de juiste plek. Voor het financieel beheer geldt hetzelfde: toelichtingen bij de exploitatiebegroting, de afrekening van de servicekosten of een notitie over de huurincasso dicteer je net zo makkelijk in als een technische observatie.

Het jargonpakket zorgt dat vakwoorden uit zowel het technisch als het financieel beheer kloppen, zodat je niet halverwege een rapport stilvalt om een term te corrigeren.

• Inspectiebevindingen op locatie inspreken, direct als nette rapporttekst
• Technisch én financieel beheer: van gevelinspectie tot servicekostenafrekening
• Werkt offline — handig in een kelderbox of meterkast zonder bereik
• Geen overtikken vanaf een blocnote of voicememo achteraf

Het jargonpakket voor vastgoedbeheer en VvE

Generieke spraakherkenning struikelt over de vaktaal van het VvE- en vastgoedbeheer. Dictum levert een kant-en-klaar jargonpakket mee met de termen die je dagelijks gebruikt: VvE, MJOP, splitsingsakte, servicekosten, reservefonds, technisch en financieel beheer, ALV, mutatieonderhoud, complexbeheer en huurincasso — plus de afkortingen en samenstellingen die daarbij horen.

Herken je een term die nét anders heet in jouw kantoor of voor een specifieke vereniging? Je voegt eigen woorden toe en rolt die centraal uit, zodat alle beheerders binnen het kantoor met dezelfde spelling en begrippen werken. Dictum heeft daarnaast meer dan 35 gratis sectorpakketten; bekijk de jargonpakketten als je ook in aangrenzende vakgebieden werkt.

Wil je weten hoeveel dat scheelt op een werkweek vol verslagen en rapporten? In de ROI van dicteren rekenen we de tijdwinst voor je door.

Lokaal en AVG-net — privacy als prettige bonus

Even eerlijk: als VvE- of vastgoedbeheerder heb je geen medisch beroepsgeheim, en dat claimen we ook niet. Wat wél telt, is dat je dossiers vol persoonsgegevens zitten — NAW-gegevens van leden, koopsommen, soms hypotheekgegevens — en dat een nette AVG-omgang daarmee gewoon hoort. Die data lokaal houden in plaats van door een cloud-dicteertool laten verwerken, scheelt je een verwerkersovereenkomst voor je spraakdata en een hoop gedoe.

Bij Dictum verlaten audio én tekst je apparaat nooit. Na een eenmalige modeldownload werkt het volledig offline; je stem wordt op het toestel zelf omgezet in tekst en daarna uit het geheugen gewist. Er gaat geen byte naar een server — niet die van ons, niet die van een derde. En dat hoef je niet op ons woord te geloven: het ingebouwde Privacyrapport laat zien dat er niets uitgaat. Lees meer over lokaal versus cloud dicteren en onze privacy-aanpak.

De primaire winst zit dus in snelheid en foutloos jargon; de privacy is een prettige bonus die er bij een beheerkantoor mooi bij komt — zeker omdat je voor één dicteertool niet langs de inkoop hoeft voor een cloudbeoordeling.

• Audio én tekst blijven 100% op je eigen Mac of Windows
• Offline inzetbaar na één keer het taalmodel downloaden
• Ingebouwd Privacyrapport: je toont zelf aan dat er niets weglekt
• Geen medisch beroepsgeheim geclaimd — wel een nette AVG-omgang met persoonsgegevens

Centraal uitrollen over je beheerkantoor

Werk je met meerdere beheerders, een backoffice en een technische dienst? Dictum heeft accounts met seats en centraal beheer. Je rolt het jargonpakket en de eigen woordenlijst in één keer uit, zodat iedereen dezelfde termen en spelling hanteert — handig als verschillende beheerders aan dezelfde VvE-portefeuille werken.

Vertrekt er iemand uit dienst? Dan trek je de seat centraal in. SSO en een verwerkersovereenkomst (DPA) zijn beschikbaar in de Enterprise-variant. Een optionele lokale tone-of-voice-add-on kan je verslagen en rapporten desgewenst in een vaste, zakelijke schrijfstijl gieten — ook die draait volledig op het apparaat.

Bekijk het aanbod voor wat er per variant in zit; prijzen vind je op de prijzenpagina.