Dicteren voor de coach — coachgesprekken en voortgang snel én vertrouwelijk vastleggen

Als executive-, loopbaan- of stresscoach leg je na elk gesprek vast wat er besproken is: een intakegesprek, een reflectieverslag, voortgang op de coachvraag, of de uitkomst van een evaluatiegesprek. Dat administratieve werk loopt makkelijk uit, terwijl je liever je aandacht bij je client houdt. Dicteren is daarvoor sneller dan typen — maar de meeste oplossingen voor spraakherkenning sturen je stem en de tekst eerst naar een cloudserver voordat er ook maar één woord op je scherm verschijnt. Voor coachverslagen, waarin je client zich kwetsbaar uitspreekt over werkdruk, loopbaan of mentale veerkracht, wil je dat niet zomaar.

Dictum werkt anders. De spraakherkenning draait volledig op je eigen Mac of Windows met een lokaal taalmodel. Er gaat geen byte audio of tekst naar een cloud-AI: geen externe verwerkers, en clientgegevens komen niet buiten je praktijk terecht. Zo leg je vertrouwelijke gesprekken vast op een manier die past bij de vertrouwelijkheid uit je beroepscode én bij een nette omgang met persoonsgegevens onder de AVG.

Hieronder lees je eerlijk hoe Dictum je helpt bij je coachverslagen, wat het coachjargonpakket inhoudt, waarom lokaal hier het verschil maakt — en wat Dictum bewust níét is. Want een coach is geen zorgverlener, en die grens houden we scherp. Werk je wél als psycholoog of in de bredere GGZ, kijk dan op dicteren in de GGZ.

Uit het jargonpakket coaching: executive coaching · loopbaantraject · coachgesprek · ontwikkeldoel · competentieontwikkeling · feedforward · zelfbewustzijn · innerlijke criticus · systemisch coachen · geheimhouding · werkstress · stressoren · werk-privébalans · dienend leiderschap …

Coachverslagen dicteren in plaats van typen

Je dicteert je bevindingen en de tekst verschijnt direct in het programma waar je cursor staat: je eigen coachadministratie of dossiersysteem, Word, een mailclient of je verslagsjabloon. Of je nu een intakegesprek uitwerkt, voortgang op een doelstelling noteert, een reflectieverslag schrijft of de samenvatting van een evaluatiegesprek vastlegt — je spreekt en het staat er. Je kiest zelf tussen push-to-talk (knop ingedrukt houden) of tik-aan/tik-uit.

Dictum is verbatim van opzet: standaard schrijft geen AI je woorden om. Wat je inspreekt, is wat je krijgt. Dat is fijn als je de eigen bewoording van je client of de precieze formulering van een coachvraag wilt behouden, in plaats van een gladde samenvatting die nuance wegpoetst. Lichte opschoning (zoals stopwoorden weglaten) kan optioneel, maar staat los van de herkenning zelf.

• Dicteer intakegesprekken, reflectieverslagen, voortgangsnotities en evaluaties waar je cursor staat
• Werkt in elk programma waar je tekst kunt typen — ook in je eigen coachadministratie of dossiersysteem
• Push-to-talk of tik-aan/tik-uit, afgestemd op je eigen werkwijze
• Verbatim als standaard: geen AI die de bewoording van je client herschrijft

Het coachjargonpakket: vaktermen die meteen goed staan

Coachtaal zit vol begrippen die generieke spraakherkenning structureel verkeerd schrijft. Daarom levert Dictum een kant-en-klaar coachjargonpakket: een woordenlijst van geverifieerde vaktermen die de herkenning bijsturen, zodat je jargon meteen correct gespeld in je verslag verschijnt. Je hoeft die termen dus niet eerst zelf op te bouwen — het pakket is er vanaf dag één, en je vult het onbeperkt aan met eigen begrippen, methodieken en eigennamen.

Denk aan termen als coachovereenkomst, coachvraag, GROW-model, kernkwadranten, loopbaananker, reflectieverslag, 360-graden-feedback, burn-outpreventie, mentale veerkracht en doelstelling. Sectorpakketten zijn gratis: bij een Team-abonnement zitten ze inbegrepen.

• Kant-en-klaar coachjargon: GROW-model, kernkwadranten, loopbaananker, 360-graden-feedback en meer
• Onbeperkt eigen termen, methodieken en eigennamen toevoegen — bovenop het pakket
• Sectorpakketten gratis; consistente schrijfwijze vanaf het eerste verslag

Vertrouwelijk en AVG-net, omdat clientgegevens lokaal blijven

Een coach valt onder de vertrouwelijkheid van de eigen beroepscode en gaat met clientgegevens om volgens de AVG. Dat is iets anders dan het medisch beroepsgeheim van een zorgverlener — die claim maken we hier bewust niet. Maar de praktische kern is gelijk: wat je client je toevertrouwt over werkdruk, loopbaan of mentale veerkracht, hoort niet zomaar buiten je praktijk terecht te komen.

Zodra audio of transcript naar een externe server gaat, krijg je te maken met verwerkersovereenkomsten, bewaartermijnen en de vraag in welk land de data staat. Bij Dictum vervalt een groot deel daarvan, simpelweg omdat de gegevens je apparaat nooit verlaten: voor het dicteren zelf is er geen externe verwerker, en dus geen verwerkersovereenkomst nodig. Een ingebouwd Privacyrapport toont bovendien elke verbinding — welke host en met welk doel, nooit de inhoud — zodat je kunt aantonen dat er niets weglekt. Na de eenmalige modeldownload werkt Dictum volledig offline, desnoods air-gapped.

Wil je het volledige privacyverhaal? Lees lokaal vs cloud dicteren en onze pagina over privacy.

• 100% on-device: audio en tekst van je verslag verlaten het apparaat nooit
• Geen externe verwerker voor het dicteren — dus geen verwerkersovereenkomst daarvoor nodig
• Ingebouwd Privacyrapport toont host en doel van elke verbinding, nooit de inhoud
• Offline en air-gapped inzetbaar na de eenmalige modeldownload

Voor de coachpraktijk: eigen jargon centraal uitrollen — en wat Dictum níét is

Werk je met meerdere coaches in één praktijk of associatie? Dan rol je het coachjargonpakket plus je eigen aanvullingen centraal uit, zodat iedereen dezelfde schrijfwijze van methodieken en begrippen gebruikt. Met accounts en seats beheer je dat centraal, en bij vertrek van een coach trek je de toegang weer in. SSO en een verwerkersovereenkomst (DPA) horen bij Enterprise. Dictum heeft een NL-focus en is in Europa gebouwd.

Net zo eerlijk over wat Dictum níét is: het is dicteersoftware, geen ambient AI die je gesprek meeluistert en automatisch samenvat, en geen vervanging voor een dossiersysteem. En belangrijk — Dictum maakt van een coach geen zorgverlener. Ben je als psycholoog, psychotherapeut of in de bredere GGZ werkzaam met bijzondere persoonsgegevens en medisch beroepsgeheim? Kijk dan op dicteren in de GGZ of lees over dicteren met beroepsgeheim. Voor coaching is en blijft de pitch: snel vastleggen, vertrouwelijk en AVG-net, in je eigen vaktaal.

• Accounts en seats met centraal beheer; toegang intrekken bij vertrek
• Tone-of-voice als aparte lokale add-on, als je verslagen consistenter wilt formuleren
• SSO en DPA bij Enterprise; NL-focus, in Europa gebouwd
• Geen ambient scribe en geen dossiersysteem — en geen zorgverlener-claim