Dicteren in de psychologie en coaching: verslagen sneller, gevoelige data 100% lokaal

In de vrijgevestigde praktijk en in coaching gaat de meeste tijd niet op aan het gesprek, maar aan wat erna komt: het sessieverslag, de voortgangsnotitie, het intake- of behandelplan, het onderzoeksverslag of de rapportage aan een verwijzer. U doet dat vaak alleen, zonder secretariaat dat het uittypen overneemt — en avond na avond loopt de administratie op. Dicteren is daarvoor sneller dan typen, maar de meeste dicteeroplossingen sturen uw stem en de tekst eerst naar een cloudserver voordat er ook maar één woord op uw scherm verschijnt.

Dat is precies het probleem bij dit werk. Voor de klinische vakken — vrijgevestigd psycholoog, psychotherapeut, orthopedagoog — bevatten uw verslagen <b>bijzondere persoonsgegevens over mentale gezondheid</b> en vallen ze onder het beroepsgeheim. Cloud-dictatie daarvan is structureel risicovol: de gevoeligste informatie die u vastlegt zou dan langs een externe verwerker gaan. Dictum doet het anders. De spraakherkenning draait volledig op uw eigen apparaat met een lokaal taalmodel; er gaat geen byte audio of tekst naar een cloud-AI, dus geen externe verwerker en geen verwerkersovereenkomst nodig voor het dicteren zelf. Uw beroepsgeheim en de AVG blijven gewaarborgd — en u kunt dat aantonen.

Deze pagina is specifieker dan onze bredere ggz-pagina: hij is geschreven voor de zelfstandige praktijk en voor coaching, waar elk vak zijn eigen invalshoek heeft. Voor coaches geldt bovendien een eerlijke nuance: een coach is geen zorgverlener en heeft geen medisch beroepsgeheim — dat claimen we niet. Wél nette AVG-omgang en beroepscode-vertrouwelijkheid, met cliëntgegevens die lokaal blijven. Hieronder leest u per discipline hoe Dictum u helpt, hoe gevoelige data binnen uw geheimhouding blijft, en wat het centraal uitrollen van eigen vaktaal oplevert.

Sessieverslagen en dossiers sneller en lokaal vastleggen

U dicteert uw bevindingen en de tekst verschijnt direct in het programma waar uw cursor staat: uw EPD of dossiersysteem, Word, een mailclient of een rapportagesjabloon. Of u nu een sessieverslag na een behandeling vastlegt, een intake uitwerkt, een behandel- of handelingsplan formuleert of een coachverslag dicteert — u spreekt en het staat er. Spreken gaat ruwweg drie keer zo snel als typen, dus een verslag dat normaal een halfuur kost, spreekt u in een fractie van die tijd in, met alle nuances van de sessie nog vers in het geheugen.

Dictum is verbatim van opzet: standaard schrijft geen AI uw woorden om. Wat u inspreekt, is wat u krijgt. Dat is in dit werk wezenlijk, want een samenvattende of herschrijvende AI kan ongemerkt nuance, twijfel, een ontkenning of de ernst van bijvoorbeeld suïcidaliteit veranderen — of in coaching de precieze formulering van een afspraak of doel verschuiven. U bepaalt zelf wanneer Dictum luistert met push-to-talk of tik-aan/tik-uit, handig als u tussendoor met de cliënt of een collega spreekt. Er is geen koppeling of knip-en-plak nodig; u dicteert simpelweg waar de cursor staat, ook in uw dossiersysteem.

• Dicteer sessieverslagen, intakes, behandel- en handelingsplannen of coachverslagen direct waar uw cursor staat
• Werkt in elk programma waar u tekst kunt typen — inclusief uw EPD of dossiersysteem en Word, op Mac én Windows
• Push-to-talk of tik-aan/tik-uit, afgestemd op uw eigen werkwijze als zelfstandige
• Verbatim als standaard: geen AI die uw klinische of coachende formulering herschrijft

Bijzondere persoonsgegevens binnen het beroepsgeheim houden — bij de klinische vakken

Voor de vrijgevestigd psycholoog, psychotherapeut en orthopedagoog is privacy hier het sterkste argument, niet een bijzaak. Sessieverslagen en dossiers bevatten gegevens over mentale gezondheid: dat zijn <b>bijzondere persoonsgegevens</b> onder de AVG én ze vallen onder uw beroepsgeheim. Zodra audio of transcript naar een externe server gaat, krijgt u te maken met verwerkersovereenkomsten, dataminimalisatie, bewaartermijnen en de vraag in welk land die data precies staat — en dat over de gevoeligste informatie die u beheert. Cloud-dictatie daarvan is daarmee structureel risicovol.

Bij Dictum vervalt dat risico grotendeels, simpelweg omdat de gegevens uw apparaat nooit verlaten. De stem wordt lokaal omgezet in tekst en de audio wordt daarna direct uit het geheugen gewist; er gaat geen byte naar een server — niet die van ons, niet die van een derde. Voor het dicteren zelf is er dus geen externe verwerker en geen verwerkersovereenkomst nodig, en uw verslagen worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Dat is geen belofte op vertrouwen: het ingebouwde Privacyrapport toont elke verbinding die de app maakt (host, doel en aantal bytes — nooit de inhoud), en met de offline-lock blokkeert u in één klik alle niet-lokale verbindingen terwijl het dicteren volledig blijft werken. Na een eenmalige modeldownload werkt Dictum zelfs volledig air-gapped — handig op een werkplek zonder internet. Zo houdt u uw beroepsgeheim aantoonbaar gewaarborgd, ook richting uw functionaris gegevensbescherming of bij een DPIA.

• 100% on-device spraak naar tekst: audio en tekst van het verslag verlaten het apparaat nooit
• Geen cloud-AI in de keten, dus geen bijzondere persoonsgegevens bij externe verwerkers — geen verwerkersovereenkomst nodig voor het dicteren zelf
• Privacyrapport toont host, doel en bytes van elke verbinding — nooit de inhoud
• Offline-lock voor volledig air-gapped gebruik; u blijft verwerkingsverantwoordelijke voor wat u met de tekst in uw dossier doet

Eigen vaktaal centraal — en eerlijk: voor coaches geen medisch beroepsgeheim, wél vertrouwelijkheid

Elke discipline heeft eigen vaktaal die generieke spraakherkenning structureel verkeerd schrijft: DSM-5-classificaties en therapievormen (CGT, EMDR, ACT, schematherapie) bij de klinische vakken, testinstrumenten en handelingsgerichte begrippen (OPP, WISC-V, diagnostiek) in de orthopedagogiek, en coachmodellen en interventietaal (GROW, reflectie, voortgang) in coaching. In Dictum voegt u onbeperkt eigen termen, eigennamen en afkortingen toe, eenmalig — daarna verschijnen ze overal correct gespeld en met de juiste hoofdletters. Bovendien zit er per discipline een gratis sectorpakket van geverifieerde vaktermen in de app, zodat u niet met een lege lijst begint. Werkt u in een groepspraktijk of maatschap, dan rolt u één centrale woordenlijst uit naar alle behandelaren via de gedeelde woordenlijst-sync, een org.json-bestand of uw MDM — waarbij alléén de bewust toegevoegde vakwoorden synchroniseren, nooit uw verslagen of cliëntgegevens.

En dan eerlijk, want dat hoort hier: een (executive-, loopbaan- of stress)coach is géén zorgverlener en heeft géén medisch beroepsgeheim — dat claimen we niet, en dat is een wezenlijk verschil met de klinische vakken hierboven. Wél geldt voor coaches de vertrouwelijkheid uit de beroepscode en de gewone AVG-verantwoordelijkheid voor cliëntgegevens. Ook daarvoor is lokaal dicteren de nette keuze: namen, situatieschetsen en persoonlijke doelen uit een coachgesprek blijven op uw apparaat in plaats van langs een cloudserver te gaan. Voor strengere inkoop bij grotere opdrachtgevers zijn SSO en een verwerkersovereenkomst (DPA) onderdeel van Enterprise. Bekijk het volledige aanbod voor de mogelijkheden; prijzen vindt u op de prijzenpagina.

• Onbeperkt eigen termen, testinstrumenten, therapievormen en eigennamen — eenmalig toevoegen, altijd goed
• Per discipline een gratis sectorpakket van vaktermen bovenop uw eigen lijst; zes talen met automatische taalherkenning, ook mid-zin
• Centraal uitrollen naar de praktijk via woordenlijst-sync, org.json of MDM — alleen vakwoorden synchroniseren, nooit verslagen of cliëntgegevens
• Eerlijk onderscheid: klinische vakken vallen onder beroepsgeheim; coaches niet, maar wél beroepscode-vertrouwelijkheid en nette AVG-omgang met lokale cliëntgegevens

Dicteren per discipline

Elke discipline heeft eigen vaktaal. Daarom is er per discipline een aparte pagina én een kant-en-klaar jargonpakket van ~200 vaktermen: